مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می‌کنند؟

مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می کنند؟

عبارات مهم : دفترچه یادداشت – استفاده

کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بدون سردرگمی چند وظیفه را در یک وقت انجام دهید

مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می‌کنند؟

شناخت عالی ترین روش جهت ساماندهی to-do لیست امری سخت هست. نوشتن و ذخیره کردن چندین صفحه در دفترچه یادداشت تلفن همراه، کار با اسلک (Slack) و ترلو (Trello) و یا استفاده از تعداد زیادی نرم افزار to-do لیست که هیچگاه هیچکدام از کارها در این لیست ها تیک نمی خورند، روش هایی هستند که بطور معمول انجام می دهیم.

صالحفندیک، مدیرعامل بهره وری استارتاپ Doist، می گوید: «چیزی که زیاد از یک اپلیکیشن اهمیت دارد، وجود یک سیستم قابل اعتماد است که به شما کمک می کند کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بدون احساس سردرگمی چند وظیفه را در یک وقت انجام دهید.».

دفترچه یادداشت | استفاده | اپلیکیشن | استارتاپ | مدیریت | روزانه | یادداشت | ایمیل

کمپانی Fast با 10 مدیرعامل راجع به نحوه مدیریت وظایف روزانه و هفتگی ارزش گفتگو کرده هست. اگرچه اولویت های این 10 مدیر متفاوت هست، ولی همه آنها روند کار خود را بر اساس نیازهای روز خود مرتب می کنند.

هدف بسیاری از مدیران این است که تا حد ممکن to-do لیست خود را خلاصه کنند تا وظایف یک روز به روز بعدی به تعویق نیفتد. راشل بلومنتال، مدیر عامل Rockets of Awesome، همه اولویت های روزانه خود را روی یک برگه به صورت فشرده و با دست خطی ناخوانا می نویسد.

او مهمترین کارهایی که در یک روز باید انجام دهد را روی دست خود، فاصله بین انگشت شست و اشاره می نویسد. «این روش باعث می شود تمام روز به آن نگاه کنم و فراموش نکنم».

مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می‌کنند؟

اسکات تانن، مدیرعامل کمپانی کالای خواب لوکس Boll & Branch نیز همانند بلومنتال از یادداشت تنها در مواقع مهم استفاده می کند. در غیر اینصورت و مواقع غیر مهم خودش را با نوشتن به زحمت نمی اندازد. او می گوید: «به ندرت چیزی را می نویسم، همه چیز را در حافظه ام نگه می دارم. اغلب چیزی را فراموش نمی کنم».

اجازه دهید اینباکس شما راهنمایتان باشد

در حالیکه بعضی از مردم از اورنوت، گوگل کیپ و یا ازاپلیکیشن های یادداشت برداری استفاده می کنند، تعدادی از مدیران مانع استفاده از لیست های دست نویس می شوند و در عوض از اسلک یا ترلو جهت مدیریت کارهایی که باید انجام شود استفاده می کنند. دان تران، مدیرعامل دفتر مدیریت استارتاپ Q گفت: «من از ایمیل ستاره دار در جیمیل به عنوان یک to-do لیست استفاده می کنم و معمولا عصر و آخر هفته را به بازبینی ایمیل های تلنبار شده است میگذرانم».

دفترچه یادداشت | استفاده | اپلیکیشن | استارتاپ | مدیریت | روزانه | یادداشت | ایمیل

شیوانی سیرویا، مدیرعامل استارتاپ فینتک Tala، از اینباکس و اسلک به عنوان یک to-do لیست استفاده می کند؛ اگر خبر یا ایمیل ستاره داری وجود داشته باشد یعنی کاری باقی مانده است که باید انجام شود.

پررنا گوپتا، مدیر عامل اپلیکیشن Hooked، نیز از اینباکس خود به عنوان یک to-do لیست بهره می برد. او ایمیل هایی را که مورد نیاز است به آنها پاسخ دهد را Unread می کند و با استفاده از گوگل ریمایندر ایمیل هایی را که وقت در آنها تعیین کننده است را اولویت بندی می کند. ولی با این حال قبول دارد که گاهی اوقات این عمل کافی نیست. «اگر بطور اتفاقی چندین ایمیل تلنبار شوند یک فایل متنی بدون اسم می سازم و لیستی از کارهای در حال اجرا را در آن نگه میدارم. ولی بطور کلی تلاش می کنم این فایل متنی را بدون ذخیره کردن رها کنم که اینکار من را وادار می کند تا همه کارها را در وقت مشخص انجام بدهم».

مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می‌کنند؟

برای بسیاری از مدیران، راحت بودن لیست های دستی و جدول های کاری باعث می شود که هنگامی که با تعداد انبوهی از اپلیکیشن های مدیریت وظایف روبرو می شوند، دوباره به آنها روی آورند. سیرویا میگوید او از اپلیکیشن های یادداشت جهت لیست کارهای فوری و از گوگل داک جهت کارهای طولانی مدت استفاده می کند. با این حال، همانند بلومنتال و تانن او ترجیح می دهد مابقی کارهای خود را با کاغذ انجام دهد. سیرویا می گوید: «مزیت های سیستم دیجیتالی را به خوبی می دانم ولی هنوز هم لیست کاغذی برایم مفیدتر است».

برای اینکه یک مدیر موفق شوید،ممکن استحتی سال ها طول بکشد

تد شرافت، مدیرعامل یک شرکت نرم افزاری، یک لیست دست نویس از کارهای روزانه اش که می بایست انجام شوند را پیش خود نگه می دارد، چری رابینسون، مدیر عامل استارتاپ مسافرتی Tastemakers Africa، از یک پلنر دست نویس جهت انجام کارهای کوتاه مدت استفاده می کند. تران تعدادی از کارهای مهمتر و با اولویت بالاتر را پرینت می گیرد. «من دفترچه ای را هر لحظه همراه خودم نگه می دارم تا کارهایی که باید پیگیری شوند را به یاد داشته باشم». او همچنین در ادامه می گوید یک دفترچه دومی هم دارم تا ایده های بزرگی که به ذهنم می رسد را یادداشت کنم و در وقت مناسب و با فکر باز مرور کنم.

برخی مدیران از کمک های دیجیتال در قالب دستیار دیجیتالی استفاده می کنند. حتی تانن هم که به قدرت ذهن در حفظ و به یادآوری ایمان دارد، تعدادی از کارهای خود را به دستیار هوش مصنوعی خود می سپارد. از سوی دیگر، بلومنتال و تران دستیارانی دارند که به برنامه ریزی و مدیریت وقت کمک می کنند. بلومنتال می گوید: «روزی که اختیار تقویمم را به دستیارم دادم روزی بود که 40 درصد از زمانم بهم برگشت».

با همه این توضیحات، اگر شما وقت خود را به درستی مدیریت نکنید to-do لیست بی ارزش هست. یونها کیم، مدیرعامل اپلیکیشن Habit می گوید: «یکی از رازها کار من این است که جهت خودم محدودیت زمانی ایجاد می کنم. در استارتاپی مانند شرکت ما، هر لحظه لیست های بلند بالایی از کارها داریم و امکان اینکه یک پروژه تنها در یک جلسه به آخر برسد وجود ندارد».

پی بردن به نحوه کار این لیست ها که قرار است جهت شما موثر باشند مهارتی است که حتی باتجربه ترین مدیران هم می بایست زمانی را صرف آن کنند. به عبارت دیگر اینکه صبور باشید. ریانا لین، مدیرعامل شرکت نرم افزاری صنایع غذایی FoodTrace به این توصیه اشاره دارد که:« جهت اینکه یک مدیر موفق شوید، مدیریت روند کار روزانه و to-do لیست ماه ها و یا حتی سال ها ممکن است طول بکشد». او همچنین ادامه داد باید به چیزهایی که هیچگاه در لیست کارهای روانه تان جایی ندارند مثل مواظبت از خود، اهمیت داد و آنها را در اولویت گذاشت. «غذای خوب و خواب مناسب کلید همه اینهاست».

منبع: جی اس ام

واژه های کلیدی: دفترچه یادداشت | استفاده | اپلیکیشن | استارتاپ | مدیریت | روزانه | یادداشت | ایمیل

مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می‌کنند؟